Dúvidas sobre o certificado digital?

O que é um Certificado Digital?

É a identidade digital de pessoa física ou jurídica que permite realizar operações na internet com validade jurídica do CPF físico. O certificado digital permite o envio e a assinatura de documentos pela internet de forma legal, bem como a emissão de notas fiscais eletrônicas, a possibilidade de realização de transações bancárias e o envio de certas declarações, como o Imposto de Renda Pessoa Jurídica (IRPJ) e o e-Social.

Dentro do certificado digital ficam armazenadas muitas informações, incluindo dados pessoais do titular, prazo para renovação do serviço, chave pública, número de série, nome e assinatura digital da Autoridade Certificadora responsável pela emissão do certificado. Os documentos assinados digitalmente como certificado digital são criptografados na hora do envio, ou seja, as informações são codificadas em muitos códigos e são embaralhados aumenta a segurança dos dados no momento em que são trafegados na internet. No próximo tópico veja qual o tipo de certificado ideal para você ou sua empresa.

Tipos de Certificado Digital existente:

São 2 os tipos de certificados: A1 e A3. Como não existe um modelo ideal, visto que isso varia de empresa para empresa, vamos destacar aqui as principais vantagens e desvantagens de cada um para facilitar sua escolha, ok?

Certificado A1:
Vantagens:

- arquivo digital que pode ser instalado em várias máquinas simultaneamente;
- instalação rápida;
- possibilidade de acesso a partir de qualquer lugar do mundo;
- possibilidade de integração ao emissor de NF-e;
- facilidade de uso em computadores, celulares e tablets.

 

Desvantagens:

- deve ser renovado anualmente;
- a senha é solicitada apenas uma vez.

Certificado A3 :

Vantagens:

- validade entre 1 a 3 anos;
- todos precisam digitar senha independente do tipo;
- mais barato em relação ao custo por ano.

Desvantagens:

- é preciso ter o dispositivo móvel (cartão, token ou pen drive) em mãos para uso;
- só pode ser usado em um computador por vez;
- não pode ser integrado ao emissor de NF-e;
- se a senha for bloqueada devido a erros consecutivos, é necessário comprar um novo certificado.

Versões :

Existem 4 versões de certificados digitais:

e-CPF: é a identidade eletrônica indicada para pessoas físicas.

e-CNPJ: é voltado para pessoas jurídicas.

NF-e: emite notas fiscais eletrônicas e o certificado.

SSL: usa a criptografia para proteger os dados e as informações de um site contra terceiros, sendo o mais recomendado para e-commerces.

Leitora de Certificado Digital:

Usada no caso do A3, a leitora de certificado digital guarda todas as informações de maneira criptografada e só pode ser usada quando conectada a um computador. O equipamento faz a leitura dos cartões inteligentes (também chamados de smart cards), estabelecendo a comunicação entre o chip do cartão e o site que estiver rodando no computador.

 

A leitora pode ser comprada junto com o certificado digital ou de forma avulsa. Só um detalhe: no momento da compra, tenha o cuidado de verificar se ela é homologada pela Infraestrutura de Chaves Públicas (ICP-Brasil) do Instituto Nacional de Tecnologia, para garantir que funcionará corretamente.

Quem pode ter um Certificado Digital ?

Seja física ou jurídica, qualquer pessoa pode ter um certificado digital, que passa a ter a mesma validade do CPF ou do CNPJ original. Contudo, se o CNPJ estiver enquadrado como inapto, suspenso ou cancelado, será necessário regularizar a situação antes de fazer a solicitação.

 

Em certos casos, o uso de um certificado digital é obrigatório devido a questões legais e tributárias que atingem empresas de todos os portes. Confira algumas dessas situações de obrigatoriedade a seguir:

- Para optantes pelo Lucro Presumido ou pelo Lucro Real como regime tributário;
- Para a emissão de Nota Fiscal Eletrônica;
- Para a baixa de Nota Fiscal de Entrada;
- Para empresas com mais de 3 funcionários optantes pelo Simples Nacional para a entrega de informações
trabalhistas (eSocial), previdenciárias (Guia de Recolhimento do FGTS) e fiscais (Fundo de Garantia do Tempo de Serviço);
- Para a entrega da
Relação Anual de Informações Sociais (RAIS) para empresas com mais de
11   funcionários, contendo todas as informações trabalhistas;
- Para o envio do
Cadastro Geral de Empregados e Desempregados (CAGED) para empresas com
20 ou mais funcionários, com informações sobre a movimentação do quadro de funcionários registrados como CLT.

 

Uma lista de documentos da empresa e de seu representante legal deve ser apresentada na validação presencial para que a instalação do certificado seja autorizada.

De quem é a titularidade do Certificado Digital ?

No momento do cadastro, a empresa deve fornecer os dados pessoais do titular e responsável pelo certificado digital. De acordo com o contrato de constituição, o representante legal da empresa deve ser o titular, enquanto o responsável é quem terá a chave privada para o uso do certificado. Se o responsável não é o titular, não pode fazer as aplicações que dependem da correspondência entre o CNPJ e CPF para serem autorizadas.

Segundo o Instituto Nacional de Tecnologia da Informação, órgão que viabiliza a emissão de certificados digitais no país, o titular responde integralmente pelo certificado e por tudo o que for assinado por ele — mesmo que tenha sido utilizado por terceiros. Lembrando que não é recomendado usar certificados digitais de outro titular, ato considerado como crime de falsidade ideológica.

Como um Certificado Digital realmente funciona?

O certificado é emitido por uma Autoridade Certificadora (AC) vinculada ao Instituto Nacional de Tecnologia da Informação (ITI) e à Receita Federal. Antes de mais nada, o primeiro passo consiste em escolher, dentre as opções de modelos oferecidos pela AC, qual certificado é mais adequado para a realidade do seu negócio.

 

Após o respectivo pagamento, é necessário agendar uma validação presencial do representante legal da empresa em um dos locais de atendimento da Autoridade Certificadora. Nesse momento são entregues os documentos citados no tópico anterior para a implementação do certificado digital.